Sharing File via GDrive ke Banyak Orang

Jadi beberapa hari ini saya sempat ngulik Gdrive lagi. Ide awalnya adalah mengirim email massal ke banyak orang. Hampir 500 orang persisnya. Semua perlengkapan perang, dari nama dan email sudah punya. Ndilalah di detik terakhir baru teringat: Lha kirim banyak email yang sama sekaligus kan gak bisa, nanti dikira email.

Dan benar.

Tapi show must go on kan. Maka saya mencoba cara lain, yaitu file dan narasi yang ingin di-emailkan saya share ke 500 email tersebut. Fitur yang dipakai adalah Share with People. Ternyata cara inipun gagal. Jumlah orang yang bisa di-share tidak sebanyak itu. Berapa persisnya pun saya tidak tahu.

Kemudian saya mencoba pakai angka standar, yaitu maksimal 100 orang.
Dicobakan.

File yang di-sharing pun dibuat 5 rangkap dengan nama-nama berbeda.

Berhasil untuk 100 orang pertama.
Berhasil untuk 100 orang kedua.
Kemudian ketika batch ke-3 mulai ada masalah.

Fitur notifikasi sharing file pun berbatas, untuk menghindari spam.
Kegagalan kirim notifikasi juga berimbas gagal membuka sharing file ke email terkait.

Menelusuri yang mana yang sudah, mana yang belum itu lho 😂

Maka di batch ke-4 saya mencoba pelan-pelan, per 10 orang dulu yang ditambahkan sharing file tersebut. Oiya, sharing-nya bertipe “Viewer” saja ya.

Berhasil.

Batch 5 pun berhasil.

Selesai? Oh tidak. Kemudian masalah lain muncul. Ternyata jika di dalam list 10 orang tersebut ada yang ber-email non Gmail. Maka otomatis ketolak, beserta daftar di bawahnya, sekalipun itu Gmail. Hahaha 😂.

Kejadian lagi kan menelusuri yang mana yang sudah, yang mana yang belum.

Nah di tengah proses ini, saya posting pengumuman di platform lain bahwa saya sharing file ke 500 orang. Masalah lain muncul karena mereka yang tidak bisa akses berbondong-bondong request access.

You have exceeded your sharing quota.

Teng tong.

Yaah, nabrak lagi solusinya.
Awalnya saya panik, aduh, jangan-jangan email saya gak bisa dipakai lagi untuk sharing file karena kepenuhan.

Maka saya coba sharing dengan akun email Gmail yang lain. Gak masalah. Saya pilah-pilah lagi nama dan email yang belum dapat akses.
Di tengah proses tersebut, saya iseng menambahkan akses menggunakan email Gmail saya yang sebelumnya dibilang ‘penuh’.

Bisaaaa!!!

Nah, ternyata sharing quota itu terkait jumlah dan pada waktu tertentu.
Baca-baca katanya jika sudah sampai 50-100 orang di-share pada satu waktu, maka notifikasi tersebut akan muncul.

Jika dijeda beberapa jam, maka bisa sharing kembali. Yaay..
Oiya, sharing nya juga manual via Gdrive, bukan buka via email request acess ya. Karena jika via email, ada kalanya dianggap spam karena mengirim kebanyakan notifikasi.

Pada gambar berikut diperlihatkan contohnya. Tipe aksesnya sebagai Viewer. Fitur notify nya dimatikan (tidak perlu karena jika dinyalakan, akan ada email terkirim, yang itu nanti dianggap spam).

Begitulah, akhirnya semua selesai kurleb 500 orang di-share file yang sama, tapi dipisah jadi 5.
Pengumuman menggunakan platform lain juga sudah.
Kenapa pakai platform lain? Karena tidak ada notifikasi email ke orang-orang ini (spam). Sehingga perlu disampaikan dalam format pengumuman secara terpusat.

Lesson learned-nya adalah Pengumuman pemberitahuan bahwa bagi orang-orang tertentu telah dibagikan sebuah file sebaiknya dilakukan setelah semua file dan penerima sharing sudah selesai diproses, dan dicek ulang.

Tidak ada notifikasi jika gagal share. Oleh karena itu, perlu dicek ulang lagi daftar penerima akses file tersebut. Begitulah. Hehe.

Semoga kelak catatan ini bermanfaat 🙂